不要な文書は廃棄することがポイント。思い切って捨てる、データで保存しておくなど何でも間でも溜め込んでおくと、オフィスは紙の山に。

ファイリングシステム導入前のオフィスにある文書を区別するとオフィスに保管する価値がある文書は約30%という調査結果もあります。

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「文書は手元にあった方が便利」と考えて、自分の引き出しに溜め込んでいくケース、多くありませんか？

自分だけの書類ではなく、みんなの書類にすれば他の人が重複して保管する無駄が省ける上に、1箇所にまとめて共有化することで誰でもいつでも利用できる文書になります。

整理したフォルダーをより分かりやすく、分類するために色分けされたラベルやシールを活用。アイウエオ順、エリア、部署やテーマなど、ルールを決めて分類し、より検索しやすく整理します。

せっかくファイルを検索しやすく分類しても、収納する什器が適切でなければ、その効果は半減。収納に適したキャビネットを選び、大いに活用させましょう。

キャビネットには引き出し式と棚式に分けられ、文書ファイルの中心となる上見出しフォルダーは引き出しに収納し、背見出しがあるバインダー、図書、帳簿などは棚に収納するのが便利です。


ファイリング･システム導入の結果、新たなスペースが生まれ、よりオフィスの生産性を高められるような、打合せスペースなどの施設に活用することが出来ます。

また、高騰する家賃の有意義な活用や、担当者の変更や退職などによっての引継ぎ作業の軽減にも繋がります。