オフィス移転

テーマを持った戦略的なオフィス移転をご提案します。

「何から始めたらいいのか分からない」というお客様でもご安心ください。
オフィス移転の専門家がスムーズな移転をサポートします。

今のオフィスで感じるストレスや不便さ、不満を挙げてみましょう。

  • オフィス内のレイアウトが雑で使いにくい
  • 通路が狭く、社員同士が良くぶつかる
  • 会議室が少ないため、打合せができず、社内コミュニケーションが希薄
  • エントランスがなく、ワークスペースが来客から丸見え

今のオフィスで感じるストレスや不便さ、不満を挙げてみましょう。

これらのトラブルやストレスを解決するためには、まずお客様自身が「賃料」「広さ」「立地」などの物理的な条件をきちんと整理し、「新しいオフィスの環境に何を望むのか」について優先順位をつけておくことが何より大切です。

また、目的についても明確にしておくことで、さらに満足度の高いオフィス移転が実現できます。「応募者や来客に対してのアピールしたい」「社員のモチベーションを上げたい」「コミュニケーションしやすい環境を作りたい」など、戦略を明確にしましょう。

近年では、セキュリティー強化(ISMS、Pマーク、マイナンバー対策)や、環境対策(ISO対策)、防災なども視野に入れた計画をさせる企業も増える傾向にあります。

戦略

オフィス移転4つのポイント

ゆとりを持ったスケジュール

まずは大まかなスケジュールを早く組むことがポイントです。移転には様々な工事や作業があり、すべてが予定通りに進むとは言い切れません。初めからタイトなスケジュールを組んでしまうと、後半で「時間が足りない!」「間に合わなかった!」という事態になりかねません。余裕を持ったスケジュールをご一緒に考え、ご提案いたします。

スケジュール表

新オフィスの下見ポイント

物件の下見も大切なポイント。出来ればじっくり時間を割きたいものです。ここでチェックするのは物件の設備です。

  • 空調の吹き出し口がどこにあるか
  • セキュリティー面はどうか
  • ICT関連設備に強いOAフロアになっているか
  • 天井高はどれ位か
  • 防災設備の配置はどうなっているか

上記はチェック項目のごく一部ですが、入居後の利便性を軸に下見しましょう。また、内装工事をする際、ビル管理会社との調整が必要になるケースも多いため、賃貸借契約を取り交わす前にチェックする必要があるでしょう。

新オフィスの下見ポイント

移転費用も分類して明確に

ポイントは依頼する業者によって、内装や什器、オフィス家具のグレードや料金が様々だということ。内容や対応、全体にバランスの取れた料金かどうかをしっかり確認しておきましょう。そのためには、早い時期にショールーム等に行って、家具や内装の建材などの実物を見ておくとよいでしょう。

移転費用も分類して明確に

移転時にかかる費用例

賃貸借契約時に必要な費用
  • 敷金
  • 保証金

契約日から数ヵ月無料になるフリーレントの有無、共益費の額面などランニングコストに影響する費用も考慮しておきましょう。

各工事費用
  • 電気
  • 電話
  • 通信
  • 空調・照明
  • 防災機器
  • その他内装工事

支払い方法も各社に確認しましょう。

家具・什器の購入
および廃棄費用
  • 家具を新調する場合

オフィス家具メーカーに購入費用や搬入設置費用を確認します。
「どこに、何を、いくらで」という搬入後のこともしっかりと把握しましょう。

  • 廃棄する場合

古い机や書棚など不用品の量を確認します。
オプションで、什器メーカーや引越会社などが廃棄を代行する場合もあります。
支払いは作業終了後が大半です。

移転費用
荷物の量と移転先までの距離から引越会社に見積りを出してもらいます。
支払いは基本的に作業終了後です。
原状回復費用
基本的に預けてある敷金から差し引かれて、工事終了後返還されます。
大掛かりな造作をしていた場合は、相当な費用負担が発生するケースがあります。
その他
  • 移転案内
  • 新しい名刺
  • 新しいプレートなど

チェックリストでスムーズに

社内でチェックリストを作成し、移転に必要なことを書き出して「誰が、いつ、何をやるか」をしっかりと確認し合いましょう。

現在のオフィスに関する
確認項目

①解約予告に関する確認

  • 予告時期
  • 移転先への入居可能時期
  • 預託金の返還時期

②原状回復に関する確認

  • 業者選択の可否
  • 現状回復の範囲
  • 業者手配の有無
  • 業者手配の時期

③原状回復工事の着手

④預託金の返還

移転先の新オフィスに関する
作業スケジュール

①移転準備プロジェクト編成

  • 移転スケジュール立案
  • 移転計画の社内告知
  • 引越し業者選定
  • 内装業者の選定
  • 概算費用の把握

②オフィスレイアウト作成

  • 機能性、快適性
  • ファイリング
  • 会議室・応接・受付
  • 収納スペース
  • リフレッシュエリア
  • 床荷重制限
  • 大型、あるいは重量のあるものの設置場所

③電話回線移設の専門業者への依頼

  • 電話回線の確保
  • NTTその他電話会社の連絡
  • 電話番号の変更、及び決定

④OA機器移設の専門業者への依頼

  • コピー機
  • パソコン
  • サーバ
  • (搬入時)入口の広さ
  • 重量制限

⑤リース会社への連絡

  • コピー機
  • FAX
  • パソコン
  • OA機器
  • サーバ
  • 家具・什器

⑥取引先等への移転挨拶

  • 挨拶文作成
  • 送付先リスト作成
  • 印刷発注
  • 宛名書き
  • 発送業務

⑦社内印刷物の作成

  • 封筒
  • レターヘッド
  • 帳票類
  • 名刺
  • 社判
  • ゴム印
  • 住所変更シール
  • 会社案内パンフレット

⑧社員証明書の再発行

⑨通勤定期の変更・買い替え

⑩移転登記

内装業者・家具メーカーの
作業スケジュール
  • レイアウトの提案等は必要条件や要求を満たしているか?
  • スペース配分は適正か
  • 収納スペースは十分か
  • 社員間や部署間で不公平になる要素はないか
  • 家具・什器・備品に無駄な発注はないか
  • 間仕切りや防災面で法律上の問題はないか
  • スケジュールに無理はないか
  • 移転作業と電話工事やOA機器移設は調整されているか
  • 費用は適正か
  • 空調の変更・追加の必要性はあるか
  • 電気容量は十分か
  • 電源が取りやすい位置にあるか
お客様と引越し業者間での
作業スケジュール
  • 全体スケジュールの確認
  • エレベーターの大きさや重量制限の確認
  • 作業の割り当てができているか
  • 社内への指示は適切に行われているか
  • ビル管理会社への確認は行ったか
  • 作業指示書はあるか
  • 養生方法について説明を受けたか
  • 移転物品・残留物品・廃棄物のリストはある
  • 移転マニュアルは作成されているか
  • 梱包方法について説明を受けたか
  • 廃棄物の処理方法について説明を受けたか
  • 搬出・搬入方法について説明を受けたか
  • 移転時の出勤や業務について取り決めができているか
  • 社員向け移転説明会は実施したか
  • 鍵の授受、施錠方法について協議しているか