企業にとって社員ひとりひとりの「生産性」は軽視できない重要な項目です。そしてその「生産性」をあげるために、オフィスのデザインが大きく影響するということをご存知でしょうか?社員たちの能力やスピードをさらに引き上げ、仕事を潤滑にまわすために考えられたレイアウトや設備。「生産性」を上げるための工夫がされた職場は、社員にとっても働きやすい環境となるのです。

働きやすさと生産性を両立したオフィスデザインの秘訣

FAXやプリンタなど共用設備の配置は的確に

例えば部署にプリンタが一台しかない場合、一番出力をする機会が多い人の席近くに配置することが理想です。出力したものを取りに行く数十秒の時間も、一日に何十回と積もれば大きな時間のロスになります。FAXも同様で、事務作業を行なう人の近くに置くことがベスト。また、電話もなるべくひとりに一台、2人に一台などの感覚で設置されるのが理想。「ほとんど使うことがない職種だから」と部署に一台などにしてしまうと、誰も取る人がいなかったときにすごく遠くまで電話を取りに行かねばならず、内線の取り次ぎもわざわざ電話の位置まで足を運ばねばなりません。小さなことですが、ハード面や設備面での充実度は「働きやすさ」にダイレクトに繋がるのです。l

マグネットスペース設置でさらにコミュニケーション向上

仕事の内容によっては、部署の枠組みを超えて、さまざまな部門・役職の人間とコミュニケーションを取る必要があるかもしれません。そんなときにも打ち合わせ場所として活躍するのが、上でご紹介したライトなミーティングスペース。
さらにもう一歩踏み込んで、社員同士のコミュニケーションを活性化させるなら、ミーティングスペースやなど社内のさまざまな場所にマグネットスペースを設置しましょう。打ち合わせする場所の近くにホワイトボードがあれば、ふとした時に浮かんだ仕事の新たなアイデアの書き溜めや、図を描いてわかりやすく説明するなど、コミュニケーションの幅が格段に広がります。普段の何気ない会話から仕事の方針など濃い話題へシフトしても、内容を無駄にせず記録できます。リラックスできる開放的な空間での社員同士のコミュニケーションは、新たなアイデアの発見や意思疎通の活発化に繋がります。

座席の配置にも気を使って

たとえば、クライアントと電話をすることが多い営業職と、黙々と作業をすることが多いシステム職とが隣り合わせの席になったらどうでしょう?難解なプログラミングやシステムを考えている時に、隣で営業の電話をひっきりなしにされたら「気が散る」というプログラマーも少なくはないでしょう。このように180度性質が違う、仕事上もあまり関係のない部署を近くに置くのは的確とは言えません。逆に仕事上関わりの多い部署を近くになるように配置する。スペースと予算に余裕があれば、ひとりひとつの袖机にパーテーションなどの間仕切りを設置しましょう。余計なものが視界に入らなければ仕事の効率も上がり、機密事項を扱う際も周囲を気にせず、スムーズに仕事が運ぶでしょう。

自然の癒しで生産性アップ!

昨今、観葉植物などオフィス内に緑を置く会社が増えています。これはオフィスの印象がやわらかくなるだけでなく、空気の清浄やマイナスイオンを発生させる効果があります。消臭効果もあるので、置くだけでいつでも新鮮な空気の中で仕事ができます。
最近では最初からグリーンの配置を決めたオフィスデザインや、あらかじめ専用のテラスやサンルームを採用する企業も増えてきています。導入の際に費用があまりかからず、コストパフォーマンスの高い設備のひとつと言えるでしょう。

ライトな打ち合わせスペースを配置する

朝からひっきりなしに入っているミーティングや会議。いずれの会議も一時間以上行なわれ、すべて終わるころには夕方…。自分の仕事にほとんど手についてない…なんて経験がある人も多いでしょう。じっくり行なうミーティングや打ち合わせなどは、どうしても時間がかかるイメージがあります。そんな場合でも、作業スペースの近くで済ませられるような簡易の打ち合わせスペースがあると便利です。軽く座ったまま、もしくは立ったままで最低限の確認を済ませるなど、会議や打ち合わせに必要以上に時間をかけないようになります。そうすれば、そのぶん作業スピードも生産性もあがります。

まとめ

どんなにオシャレで最先端の設備を取り入れていても、働く人のことを考えないで設計されたオフィスでは意味がありません。使い勝手や環境に合っているかなどをよく加味し、社員たちの仕事をサポートする。そんな働きやすいオフィスなら社員たちのモチベーションも上がり、自然と「生産性」、ひいては業績も上がるでしょう。