ITの進歩によりビジネスやオフィス作業において、効率化が進んでいます。ITの進歩を最も身近に感じられるのは携帯電話です。携帯電話のIT化が進むことのメリットをビジネスで生かす方法として、最近では社用携帯の導入に関心が集まっています。

今では、ほとんどの社会人が携帯電話を持っていますが、個人用をビジネスに使うことに対して躊躇する人も少なくありません。なぜならプライベートとビジネスの境目がなくなるリスクがあるからです。

社用携帯の導入は、そうしたリスクを軽減することにもつながります。また、このような従業員が感じるリスク以外の企業側から考えたリスクに対する効用も期待されています。今回は、そんな社用携帯を導入することのメリット・デメリットをご紹介していきますね。

社用携帯って？その最新事情もご紹介

社用携帯は、仕事専用の携帯電話のことを指します。オフィス作業や業務の効率化という点において大きな役割を発揮してくれることになります。

社用携帯を支給するのではなく、個人が持っている携帯電話を仕事に使う際は、その利用料を個人が負担するのか、企業が負担するのかで議論が分かれるところです。

個人所有の携帯だからという理由で、費用の負担をしていない企業の場合は、そのことで従業員に負担をかけていることになり、会社へのロイヤルティ低下など、経営上のリスクにつながる可能性があります。そうしたマイナスの面をカバーしてくれるのが社用携帯です。

社用携帯のメリット・デメリット

社用携帯のメリットはなんと言っても「効率的」という言葉に尽きます。会社にとっても、従業員にとっても、効率化を図るという意味で大きなものがあります。

会社にとってのメリットは経理の効率化です。これは作業だけのことではなく経費的にも言えることです。なぜなら一括契約をすることで割引が適用されるからです。また、通話やメールが無料になるケースがあることも魅力です。仮に無料にならなくとも、アプリを活用することで無料にすることは可能と言われています。

さらに、これは従業員にとってもメリットになるのですが、仕事を進める上で社用携帯が効率化に貢献できるところもあります。例えば、重要な書類をメールに添付したり、写真を送信したりするなどが、個人携帯よりも簡便になるのであれば、効率化につながるやり方と言えますよね。

デメリットとしては紛失などによる情報の漏洩のリスクがあります。しかし、今では遠隔操作などもできますので、こうしたリスクへの対策方法があることも理解しておくといいでしょう。

社用携帯を使用する際の注意点

社用携帯を使用する際の注意点は、先ほど紹介した「紛失」による情報の漏洩以外では、「従業員が仕事以外に使用する」ことなどがあります。しかし、こういう事態も管理をすることで防止することが可能です。

また、手続きの煩雑さも注意点として挙げられます。法人契約ですので委任状や印鑑証明など一定の正式な書類の作成が必要になります。一度契約しますと変更に際しても契約時と同様の手続きとなりますので、安易な契約変更ができないことに注意が必要です。

これに加え、使う際に注意をしなければいけないのはセキュリティ対策です。プライベート用の電話でも個人情報は大切ですよね。ましてや、業務上使う携帯ということになると、重要な情報の量が多くなってきたり、情報漏洩時のリスクが非常に大きくなってきたりします。そのため、従業員に対する意識の徹底を行うことが大切になるでしょう。

まとめ

IT機器の象徴である携帯電話ほど、素晴らしいオフィス機器はありません。社用携帯の導入によって、作業が効率的になるということは仕事が快適になることにもつながります。従業員の仕事の効率化や、会社の管理面の煩雑さを回避するという意味でも、社用携帯は、今後企業が導入しなければいけない必須のツールになると言えるでしょう。費用についても、個人携帯を立て替える場合と、社用携帯を導入する場合でメリットの大きい方を選択するのがいいでしょう。

社用携帯の導入は、会社と従業員の双方に大きなメリットを生み出します。みなさんの職場でも社用携帯の導入を検討してみてはいかがでしょうか。