新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大と働き方改革の推進によって多くの企業で変化が起きています。

具体的には、社員がより自由に働けるフリーアドレスやテレワークを導入する企業の増加が顕著だと言えるでしょう。

このような働き方の変化に伴い、社員の所在や勤怠の把握といった「在席管理」が、経営者やマネジメント担当者にとって優先的に考慮すべき大切な業務のひとつになっています。

そこで、この記事では「在席管理」のメリットや行う際のポイントなどを解説します。

フリーアドレスやテレワークを導入している方、導入を検討している企業の方や「在席管理」に関心がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

在席管理の重要性やメリットをフリーアドレスとテレワーク導入の観点から解説

オフィスの在席管理とは

オフィスで行われる在席管理とは、「誰がどこで何をしているか」といった社員の現状を把握することです。

存在や出席を意味する英語のプレゼンスを用いてプレゼンス管理とも呼ばれます。

在席管理への注目が高まったのは新型コロナウイルス感染症の拡大と働き方改革の推進による、フリーアドレスやテレワーク導入企業の増加が要因として挙げられるでしょう。

フリーアドレスとは、社員それぞれが自分専用のデスクを所有するのではなく、社内のあらゆる場所に設置されたワークスペースで仕事をするスタイルのことを指します。

フリーアドレスが日本に導入されたのは1980年代後半のことで、1人当たりのオフィス面積が欧米と比較して狭かったことが理由です。

空いている席を誰もが自由に使えるようにすることで、1人当たりの面積を広げようとしたのです。

現在のフリーアドレスは、ノートパソコンやWi-Fiなどのテクノロジーによってデスクの固定が不要になったことが、その普及に大きく貢献しています。

テレワークとは、社内で行うのと同じ仕事を社外で行う働き方のことです。

テレワークには大きく分けて、自宅で仕事をする在宅勤務・サテライトオフィスなどで仕事をするコワーキング・移動の空き時間やカフェなどで仕事をするモバイルワーク・リゾート地などで仕事をするワーケーションといった4つのスタイルがあります。

テレワークが日本に導入されたのは1980年代半ばのことで、都心の地価高騰によってオフィスを分散する必要に迫られたことが理由です。

この頃のテレワークはあくまでサテライトオフィスが中心でしたが、情報通信技術の発達によって、現在ではあらゆる場所でのテレワークが可能となっています。

フリーアドレスやテレワークは企業や社員にとって実りの多い働き方ですが、一方で社員の所在や勤怠の把握に難がある働き方でもあります。

こういったデメリットを解消するために重要な役割を果たすのが在席管理です。

在席管理を導入することで、フリーアドレス社員やテレワーク社員の所在や勤怠の把握が効率的に行えるようになります。

新型コロナウイルス感染症の拡大や働き方改革の推進によって、フリーアドレスやテレワーク導入の重要性が高まっている状況だからこそ、その働き方をサポートする在席管理の重要性も高まっているのです。

オフィスの在席管理におけるフリーアドレスとテレワークのメリット

適切な在席管理を導入したうえでフリーアドレスやテレワークを行なって在席率を50％以下に削減できれば、オフィスの面積も半分に減らすことが可能になります。

そのうえで考えられるフリーアドレスとテレワーク導入の主なメリットは次の4つです。

  • 業務や勤怠管理の効率化
  • 部署や部門間のコミュニケーションの活性化
  • オフィスの省スペース化
  • 資料の電子化によるコスト削減

オフィスの在席管理を行うポイント

在席管理を行うポイントのひとつが座席表の作成です。

座席表を作成することで、社員の居場所をある程度管理できるようになります。

フリーアドレスといっても、密になるリスクを考えるとすべてを自由にするわけにはいきません。

そのため、座席表を作成して密になる箇所ができないように配慮することで、常に在席管理を徹底しなくても安全な在席管理ができるオフィスレイアウトが可能になります。

座席表を手書きで作成するのは簡単ではありませんが、在席管理ツールを利用すればパソコンで手軽に作成することができます。

また、フリーアドレスの社員にビーコンを持たせて居場所を把握する在席管理ツールや、クラウドを活用したテレワーク用の在席管理ツールもあります。

在席管理には適切なオフィスレイアウトも大切

在席管理と行うメリット、行う際のポイントをまとめると下記になります。

  • 在席管理ではフリーアドレスやテレワークで働く社員の所在や勤怠の把握が行えます。
  • 在席率を50％に削減することで主に4つのメリットが享受できます。
  • 常に在席管理を徹底しなくてもいい環境づくりも大切です。
  • オフィスレイアウトに便利な在席管理ツールがあります。

また、オフィスの在席管理を効率的に行うためには、各企業に合わせた適切なオフィスレイアウトも大切になります。

オフィスの在席管理を行いやすくするためのオフィスレイアウトについては、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

当社のオフィスレイアウト提案について