経営者の方にとって、より生産性の高いオフィス環境をつくることは取り組まなければならない課題と言えます。そんな課題の解決につながるのがスマートオフィスです。今回の記事では、スマートオフィスとはどのようなものか、メリット・デメリットとともにご紹介していきます。

スマートオフィスのメリット・デメリット

スマートオフィスとは？

今では、業務のなかでスマートデバイスや高速通信などを導入している会社が増えてきています。また、コワーキングスペースの活用やテレワークの導入など、これまでの概念にとらわれない働き方を取り入れている会社も多くなってきました。

簡単に言うと、こうした製品や設備、制度を反映し、業務の効率化や利便性の向上を高めたオフィスのことをスマートオフィスと言います。

オフィス全体をスマート化することで、会社にいなくても社内の情報が見られたり、どこにいても仕事ができたりする環境を構築し、それによって生産性アップを目指す。スマートオフィスは、まさに未来的なオフィス環境と言えます。

スマートオフィスのメリット

では、具体的にスマートオフィスのメリットについて見てみましょう。

・時間を有効活用できる

スマートオフィスではネット環境さえ整っていれば、どこにいても仕事ができます。営業社員は取引先からオフィスに戻るために時間を消費していますが、このような移動時間は見方によっては無駄となります。

スマートオフィスにすると、場所にこだわらないで仕事ができるため、移動に使っていた時間を有効活用することができます。これは、家事や育児、介護などでオフィスへの出社ができない社員に対しても効果的です。

・社員のストレスを緩和できる

社員にとって通勤ラッシュはストレスの原因です。ストレスが溜まると、生産性の低下など業務にも支障が出やすくなります。

スマートオフィスにすると、コワーキングスペースや自宅で仕事に取り組めるため、朝の通勤ラッシュで無理に出社する必要がありません。その結果、社員はストレスを感じることが少なくなり、業務にも集中して取り組むことができます。

・社員の意欲やモチベーションがアップする

スマートオフィスのような環境では、時間を有効活用できたり、ストレスを緩和できたりします。それによって社員の労働意欲が増し、仕事へのモチベーションがアップする効果を期待できます。社員が意欲的に仕事に取り組むことで、売り上げ増大、利益向上も目指せます。

スマートオフィスのデメリット

会社に良い影響をもたらすスマートオフィスですが、導入前に覚えておきたいデメリットもあります。

・セキュリティの問題

どこからでも社内の情報にアクセスできることは、不正アクセスのリスクを高めることになります。特に気をつけておきたいのは「フリーWi-fi」です。カフェやコワーキングスペースで作業をするときには注意しなければなりません。会社でセキュリティを強固にすることはもちろん、社員の意識を高めることも大切になります。

・初期投資が必要

スマートオフィスを実現するためには、スマートデバイスや高速通信などを整える必要があります。しかし、社員一人ひとりにタブレットを支給するだけでも多額のコストがかかります。また、場合によってはセキュリティ向上のために管理体制を一新する必要もあるかもしれません。スマートオフィスを導入するときには、このようにさまざまなコストがかかることを理解しておかなければなりません。

まとめ

スマートオフィスは、その有用性から多くの会社で導入が進んでいます。今回ご紹介したメリットを見ても、ぜひ取り入れたい取り組みと言えるでしょう。ただ、スマートオフィスを実現するためには、事前に準備を行なう必要があります。そのときには多額なコストがかかることも想定しておかなければなりません。スマートオフィスの導入を検討している方は、ぜひこれらのことを覚えておくことをオススメします。